Die Organisation eines Musikfestivals erfordert nicht nur Leidenschaft für Musik, sondern auch eine durchdachte Planung. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst wie man ein Festival planen soll:
Die Grundlagen
- Starten mit einem kleinen Event und daraus lernen: Kleine Festivals können ebenso erfolgreich sein, und der Lernprozess ist unbezahlbar.
- Auswahl eines passenden Genres: Festlegen auf ein Genre und Buchen von Acts, die dazu passen. DJs können die Stimmung, insbesondere in den späten Abendstunden, anheizen.
- Berücksichtigung des Wetters: Bereithalten einer Schlechtwetter-Alternative, besonders bei Open-Air-Veranstaltungen. Das könnte beispielsweise die Reservierung von Festzelten umfassen.
- Gestaltung eines Rahmenprogramms: Überlegung eines vielfältigen Rahmenprogramms, das über die Musik hinausgeht. Tanz- oder Sportworkshops sowie Showkünstler können eine willkommene Abwechslung bieten.
- Versorgung mit Essen und Getränken: Sicherstellen, dass ausreichend Essen und Getränke vorhanden sind, da die meisten Besucher keine eigenen Vorräte mitbringen.
- Definition von Zielgruppe und Motto: Klarstellung für welche Zielgruppe das Festival gedacht ist und Überlegung eines passenden Mottos. Die grundlegende Idee sollte vor der eigentlichen Planung festgelegt werden.
- Auswahl der geeigneten Veranstaltungsfläche: Suchen einer Fläche, die den Anforderungen entspricht. Felder eignen sich oft gut, da sie ausreichend Platz bieten und selten von störenden Nachbarn betroffen sind.
Die eigentliche Organisation
Nachdem die Grundlagen feststehen, geht es an die konkrete Planung des Events:
- Auswahl der Location: Sicherstellen, dass die Location gut erreichbar ist und ausreichend Parkplätze bietet. Einholen aller erforderlichen Genehmigungen, Berücksichtigung einer Schlechtwetter-Alternative und frühzeitige Reservierung.
- Programmgestaltung: Organisation von Caterern, Auswahl eines Essensmenüs und Buchung von Showacts für zusätzliche Unterhaltung.
- Plan B für unvorhergesehene Szenarien: Vorbereitung auf alle Eventualitäten, sei es schlechtes Wetter, Absagen von Acts oder Probleme mit der Location.
- Sicherheit und Hygiene: Engagieren von ausreichend Sicherheitspersonal, Bereitstellen von Flucht- und Notausgängen sowie Einhaltung von Hygienevorschriften. Klärung von Fragen dazu am besten mit dem örtlichen Ordnungsamt.
- Einbindung von Dienstleistern: Verhandeln von Verträgen mit Catering, Sicherheitspersonal, Showacts und allen Beteiligten. Gründliches Briefen des Personals für einen reibungslosen Ablauf.
- Abschluss einer Versicherung: Auswahl einer umfassenden Versicherung, die eventuelle Schäden abdeckt.
- Promotion: Entwicklung einer effektiven Marketingstrategie und gezielte Werbung für das Event.
- Weitere wichtige Aspekte: Berücksichtigung der Müllentsorgung, Auf- und Abbau, Transport der Gäste und Künstler, eingesetzte Technik, Fotografen und die Abrechnung am Ende der Veranstaltung.
Quelle: https://praxistipps.focus.de/festival-organisieren-das-sollten-sie-beachten_111757
